Reserva Auditorio

Reserva Auditorio


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Académico Empresarial Social
   

 

Reglamento y Condiciones

 

1. Generalidades

 

1.1. Características:

El Auditorio del Centro Comercial Premium Plaza está habilitado para realizar capacitaciones, convenciones, seminarios y eventos académicos o empresariales. Ubicado en el 4to piso del Conglomerado y con una capacidad para 300 personas, este espacio cuenta con todas las características espaciales y técnicas par la adecuada realización de un evento.

  

·        Mesa principal para cinco personas

·        Aire acondicionado

·        1 Atril de madera

·        1 Pantalla de proyección fija

·        1 Video beam fijo

·        1 Consola de sonido de 8 canales

·        1 computador portátil

·        1 micrófono alámbrico

·        2 micrófonos inalámbricos

·        1 micrófono de diadema

·        1 Juego de banderas: Nacional, Antioquia

·        1 papelógrafo

·        Estación de café

·        Internet wifi

·        250 sillas rimax

·        130 sillas universitarias color negro

·        Hall alterno con servicios sanitarios y mesa para recepción

 

1.2. Cliente:

Se entiende por Cliente del Auditorio del Centro Comercial Premium Plaza, el propietario u ordenante del evento, es decir, la persona jurídica o natural que suscribe el contrato con el Conglomerado. El Cliente podrá contratar un organizador u operador de eventos, en quien delega la planeación, montaje, desmontaje y operación del evento como tal, por lo que se hace indispensable, que dicho operador, de igual manera conozca este Reglamento.

 

1.3. Personal de Apoyo:

Para el correcto funcionamiento de las diferentes actividades que se realizan en el Auditorio del Centro Comercial Premium Plaza, se cuenta con dos (2) asistentes de eventos (una persona para cubrir los eventos que se realizan en el día y otra persona para asistir los eventos que se realizan en las horas de la noche), personal que apoya a los clientes y/o operador de eventos, antes, durante y después de la actividad, en temas relacionados con energía, proyección de presentaciones, iluminación y sonido.

En el caso de que un evento requiera personal de apoyo adicional, como por ejemplo personal suministrado por las empresas outsourcing Casa Limpia (servicios generales) o Atlas Seguridad (vigilancia), el costo de dicho personal será asumido por el cliente.

  

1.3. Asesoría durante el evento:

Durante el montaje, realización y desmontaje de un evento, el cliente contará en forma permanente con apoyo del personal del Centro Comercial Premium Plaza. Los temas logísticos y técnicos se deben acordar previamente, como también la forma de utilización y disposición del material POP dentro y fuera del Auditorio, siguiendo el direccionamiento y la normatividad de Premium Plaza. Todos los aspectos logísticos, técnicos y de montaje serán revisados y aprobados por la Coordinación Comercial del Centro Comercial.

 

1.4. Solicitud de reserva:

Las reservas se deben realizar a través del formulario del sitio web (http://www.ccpremiumplaza.com/reserva-auditorio.asp) o por solicitud escrita enviada a las oficinas de la Administración del Centro Comercial, a los correos:

- comercial@ccpremiumplaza.com

- auxcomercial@ccpremiumplaza.com

- aprendizcomercial@ccpremiumplaza.com

 

1.4. Formalización de la reserva:

Una vez diligenciado el formulario y realizada la reserva por escrito, el cliente recibirá la factura y esta deberá ser cancelada por el 100% del servicio, tres (3) días antes del evento, en la oficina de la Administración del Centro Comercial Premium Plaza, ubicada en el 4to piso.

 

1.5. Contrato:

Oficializada la realización del evento, las partes (Clientes, Centro Comercial Premium Plaza), deberán suscribir un contrato de tenencia que contendrá las condiciones especificadas en la cotización ya aprobada por el cliente. El presente reglamento hará parte integrante de ese contrato. Para la realización del contrato el cliente deberá enviar los siguientes documentos legales:

- Certificado de Cámara de Comercio.

- Fotocopia del R.U.T.

- Fotocopia de la cédula del representante legal.

 

Para personas naturales sólo es necesario los dos últimos documentos.

 

1.6. Daños y servicios adicionales:

Cuando un cliente durante el montaje del evento requiera un servicio adicional (sillas, mesón u otros), se dejará constancia, en un otro si al contrato o se suscribirá un documento entre las partes. El servicio adicional se facturará y cancelara a la terminación del evento.

 

El cliente se obliga a devolver el inmueble y los bienes muebles y enseres que contiene el Auditorio en el mismo estado en que los reciba, siendo responsable de cualquier daño o pérdida causada al inmueble o bien, con los cuales el Auditorio está dotado.

 

En caso de que el cliente, dependientes suyos, contratistas del cliente o terceros que participen del evento, haga daños durante el evento, serán evaluados por la Administración y cobrados a la empresa o persona que realizó la reserva.

 

2. Normatividad y Restricciones

 

2.1. Normatividad:

·     El horario para la realización de los eventos es desde las 6:00 a.m. hasta las 10:00 p.m. Horarios adicionales deberán ser aprobados por la Administración.

·     La capacidad del Auditorio es de un máximo de 300 personas. Por lo tanto el evento a realizar debe tener un aforo que no pase de dicho límite de asistentes.

• El personal del Centro Comercial Premium Plaza están autorizados para ingresar e inspeccionar el Auditorio, antes, durante y después de la realizaciónde los eventos realizados, siempre y cuando esté debidamente identificado con escarapela y uniforme del Conglomerado.

• Las puertas de ingreso y salida del Auditorio, las salidas de evacuación, los extintores y demás zonas diseñadas para la seguridad de los asistentes deben quedar siempre libres, es decir, no se podrán ubicar frente a ellas stands, mesas, sillas, ni otros elementos que obstruyan la libre circulación.

• El cliente debe disponer del personal de logística que sea necesario y que esté capacitado para la realización del evento siguiendo altos estándares de calidad y servicio.

• El personal contratado por el cliente debe estar afiliado a todas las prestaciones sociales.

• Las acometidas, cableados y mano de obra para el evento corren por cuenta del cliente, con la asesoría y revisión del personal de Mantenimiento del Centro Comercial Premium Plaza.

 

·     El usuario deberá estar a la hora convenida y utilizar el espacio de tiempo reservado, para así evitar el retraso a reuniones o eventos siguientes. De ser así, la Administración se encuentra facultada para detener el curso del evento.

 

2.2. Restricciones:

·     Se prohíbe el uso de cintas adhesivas en las paredes y papel celofán o papel globo para efectos de decoración.

 

·     No se permite fijar tapetes al piso con pegantes.

 

·     Pintar, lijar o pulir cualquier espacio del Auditorio.

 

·     Perforar pisos o paredes.

 

• Ubicar elementos exteriores sin autorización.

 

• Usar plantas eléctricas, bombas de gasolina o pipetas de gas sin autorización.

 

 

 

He leído el reglamento:

codigo de Seguridad